3月12日の日本経済新聞に東京都心のオフィス空室率が5.31％で、20ヶ月連続で改善しているとの記事が掲載されていました。大企業の収益好転に伴い、業容拡大によるオフィス拡張の動きが引き続き活発とのことです。

私たち中小企業の収益が好転しているか否かはさておき、オフィスが手狭になった等々、様々な理由によりオフィス移転や開設を検討されている経営者の方もいらっしゃると思います。しかし、オフィス移転の際に経営者を悩ますコストの一つに「敷金・保証金」があります。

通常、「敷金・保証金」は個人宅で賃料の1～3ヶ月分、オフィスで賃料の6～12ヶ月分がおおよその相場になりますので、都内でそれなりの広さの物件を借りれば、かなりの金額になります。しかもこの「敷金・保証金」、支払った時には損金にならないのだから、参ります。

しかし、もし、この「敷金・保証金」を支払わずに済むのなら・・・
オフィス移転のハードルも、少なからず下がるのではないでしょうか。

ご存知のように敷金・保証金は入居者が家賃を滞納したり、退出時に入居者の過失による修繕費がかかったりした時の為に、大家さんが預かっておくお金です。繰り返しになりますが、入居者にとっては預けておくお金ですので、支出時において損金にすることはできません。

いずれ退去時に損金になるか、戻ってくるとはいえ、支出時に損金にならないキャッシュの流出は経営者にとって喜ばしいものではありません。

であれば、敷金・保証金を払わずに済むか、せめて減額できるように大家さんに交渉する方法は無いのか、考えてみましょう。

当たり前ですが、「絶対に滞納なんかしないから、敷金は勘弁してください！」と交渉しても、まず取り合ってもらえません。そこで、敷金の性質を理解したうえで交渉するのです。

再度確認しますが、敷金や保証金は「大家さんが家賃の滞納や入居者の過失による修繕に備えて預かっておくもの」です。つまり、大家さんにとって敷金は「担保」です。

ということは、家賃の滞納などに対する大家さんのリスク問題が、敷金とは別の形で担保、解決できれば、交渉が可能になるかもしれません。

そこで交渉に有効なのが「家賃の年払い」です。家賃は通常、月末に翌月分を支払います。これを1年分まとめて先払いする、つまり「年払い契約」にすることを条件に敷金を無しにする、若しくは減額してもらえないか交渉するのです。

大家さんにとっては、前もって1年分の家賃を受け取ることができれば、家賃滞納のリスクから、ある程度解放されるはずですので交渉してみる価値は十分にあります。
「家賃は1年分先に払うから、その代りに敷金無しにして！（減らして！）」と交渉するのです。

ちなみに、この1年分の先払い家賃、家賃が1年以内のものであるなど、一定の要件を満たせば「短期前払費用」といって、支払った時点で全額損金に算入することができます。前払費用として資産計上しなくてもよいのです。

もう一度繰り返します。敷金・保証金という形であれば、支出時に損金にはできません。
しかし年払いの家賃で一定の要件を満たしていれば、支出時に損金にできます。
仮にオフィス移転が、予想以上に利益が出た期の年度末と重なれば、それまで毎月支払ってきた家賃に加えて、年払いした1年分の先払い家賃も損金として計上することができ、結果として最大で2年分の家賃を、支出した期の損金とすることも可能なのです。

敷金・保証金は当然に支払うべきものと思って諦めていませんか？
同じ支出でも、支出時に損金にできるのと、できないのとでは会社にとって大きな違いです。交渉ごとは、ただこちらの利益だけを求めて行ってもうまくいきません。しかし、相手側の立場、抱えている問題を理解し、解決してあげる視点を入れることで、うまくいくことがあります。オフィス移転や開設の際は、ぜひ「ダメ元」で交渉してみましょう。

「平成28年1月からマイナンバー制度が実施されます！！」

テレビの政府系広告もはじまり、制度の名前くらいは誰でも知っているかと思います。
ナンバーの通知が始まる平成27年10月までも、もう半年もありません。

しかし、「では、会社では一体なにをどうしたらいいの？」という経営者の方も多いのでないでしょうか。

そこで、経営者(事業者)が「しなくてはならいこと」、「してはいけないこと」について、簡単にまとめてみることとしました。

★ マイナンバー制度の概要
まずは制度の概要についてです。
ご存知の通り、この制度は社会保障や税制度の効率性・透明性、国民にとっての利便性や公平性の観点から実施されることとなりました。

まず、H27年10月から順次、マイナンバーが個人の住民票の所在地へ「通知カード」が発送されます。さらに、申請をした者には「個人番号カード」が発行されます。

このマイナンバーですが12桁の番号で、住民票を持つすべての国民に割り当てられます。したがって海外にいらして住民票がないような方は、帰国して住民票が登録された時点で発行されることとなります。
この制度の導入によって、税務行政の効率化と納税者サービスの向上が期待されています。

★ 事業者がしなくてはいけないこと（１）
先の社会保障と税制度での効率化のため、一般の事業者では、社会保険や雇用保険・労働保険等の手続き関係の書類、そして、税務署等へ提出のための源泉徴収票や支払調書などの作成において、このマイナンバーを記載する必要があります。

また、各種報酬や地代家賃、あるいは配当金などの支払調書の作成、と考えると、その対象は事業者の従業員だけではなく、取引先にまで及ぶこととなります。
従って、これらの者のマイナンバーの提示を受けること(収集)が必要になります。

★ 事業者がしなくてはいけないこと（２）
マイナンバーの提示を受ける際には、いわゆる「本人確認」が、提示を受ける事業者に義務付けられています。
この本人確認は、原則として「マイナンバーの確認」と「身元確認」の二つの確認を厳格に行わなければなりません。具体的には、下記のような書類の確認が必要となります。

■１．従業員など本人から提示の場合
(1)「個人番号カード」の確認
　　　　　　又は
(2)「通知カード」又は「マイナンバーの記載のある住民票」の確認
　　　　　　　＋
「運転免許証」又は「パスポート」等の確認

■２．代理人から提示の場合
⇒代理人のケースは、例えば、年末調整のために扶養親族のマイナンバーが必要な場合や、従業員の奥さんを社会保険の扶養親族とする(3号被保険者)とするために、奥さんのマイナンバーが必要な場合などが該当します。

(1)原則として、
親族からの「委任状等」の確認
　　　　　　＋
「代理人の運転免許証等」の確認
　　　　　　＋
「奥さんの個人番号カード」の確認
　　　　　　又は
「通知カード」又は「マイナンバーの記載のある住民票」の確認

★ 事業者がしてはいけないこと（１）
従業員の氏名・年齢・住所・電話番号等は、いわゆる個人情報保護法に規定される「個人情報」となりますが、この情報にマイナンバーが紐づくと「特定個人情報」として、マイナンバー法の厳しい規制の適用を受けることとなります。

この法律では、事業者が取得したマイナンバーは、前述の社会保障や税制度の手続き上、書類を行政機関へ提出するときにしか使ってはいけないことになっています。

従って、例えばこのマイナンバーを社員番号にしたり、番号と営業成績等を紐付けて管理したり、取引先の発注履歴と紐づけたりといったことに使用することは禁止されており、違反した場合には厳しい罰則規定が存在します。

★ 事業者がしてはいけないこと（２）
特定個人情報は、（１）と同様に、書類を行政機関等へ提出するとき以外では、第三者に提供することはできません。たとえその個人の承諾を得たとしてもできないこととなっています。

したがって、例えばグループ会社間への従業員の出向や、転籍の場合でも、グループ間で情報を共有することはできません。
転籍等の後に、改めてマイナンバーの提示を求め、本人確認を行う必要があるのです。

★ 最後に・・事業者がしなくてはいけないこと（３）
上記のような規制があることから、マイナンバー法では、個人番号や特定個人情報について、事業者に対して厳格な情報管理を求めています。

具体的には、マイナンバーを取り扱う担当者や責任者を明確にしたり、情報自体にアクセスできる制限をかけたり、その情報にアクセスした履歴を残すなど、従業員等の特定個人情報を扱う業者として、組織的に取り組む必要があります。

簡単にまとめると、上記の通りですが、まだまだ、国民への周知度も低く、具体的対応の面でも不明瞭な部分はありますが、今後の動向で、新たな情報が入り次第、またお伝えするつもりです。

しかし、マイナンバー法が実施されてからの対応では遅すぎます。
制度の情報にはアンテナを張り、平成27年10月以降、マイナンバーの収集と管理が始められるよう、今から準備することをお勧めいたします。

私事ですが、最近、妻からの提案で我が家の保険を見直すことになりました。
妻 「私の保険証券が届きましたよ。」
妻 「今のところはあなたが受取人になっていますから・・・。」
この言葉を聞いて今回の原稿を思いつきました。
みなさんは『相続放棄』という手続きをご存じでしょうか？
中小企業の社長でこの手続きを知らない方はいらっしゃらないとは思いますが、念のためにご説明いたします。
相続が起こり自分が相続人となった場合に、亡くなられた方が残された財産の一切を引き継がないための手続きです。
この手続きをした者は、初めから相続人とならなかったものとみなされます。
つまり、この手続きの利用シーンは次のとおりです。

1. 現預金や不動産よりも借金のほうが明らかに大きい。
2. 相続の揉め事に巻き込まれたくない。

中小企業の社長は会社で行った借入金について、必ず個人保証を行っています。
民法大改正によって『個人保証は原則禁止』となった今も中小企業融資の実態は何も変わりはしません。
社長はそれでも覚悟を持って臨んでいますからいいのですが、その陰でいつも生きた心地がしていないのは奥様なのです。
あるとき、社長からの電話で私が会社を訪問すると、社長との会話の合間をみて奥様が悲痛な面持ちで私に話しかけていらっしゃったことがありました。
それはちょうど社長が多額の設備投資を決められた直後のことでした。
経営は決して順風満帆とはいえない中での社長の決断でした。
奥様としては、社長の判断を理解しながらも、
毎月返済していけるのだろうか？
返済できなくなったらどうしたらいいのか？
社長も無理をしているし、社長に万一のことがあったらどうしたらいいのか？
と、不安は尽きないご様子でした。
社長が従業員より多額の役員報酬をとり、多少の貯蓄があったとしても、数億円もの借金を個人保証しているとなれば奥様としては気が休まりません。
そこで私は少しでも気が楽になればと思い、『相続放棄』についての話をしました。
私 「社長に万一のことがあったときのことを考えると不安で仕方がないんですね？」
奥様 「そうなんです・・・。」
私 「ご安心ください。」
私 「万一のときは相続放棄をすれば、ご家族に借金がいくことはありません。」
奥様 「でも、それだと家も現金も全て相続できないんですよね？」
私 「それは、その通りです。」
私 「そのために『生命保険』にご加入いただいているんですよ。」
奥様 「保険は相続放棄しても、もらえるんですか？」
私 「はい、保険金は受取人固有の財産です。相続を放棄したからといって、もらえなくなるということはありません。」
奥様 「そうですか。それを聞いて少し安心しました。」
法人で生命保険に加入してはいるものの、個人ではしっかりとした契約のない方をお見受けすることがあります。
法人で契約している保険金は会社が受取人となっていますので、いざというときには個人のもとにお金が入らず会社に入ってしまいますので注意が必要です。
（退職慰労金の固有財産としての判断については今回は説明を割愛いたします。）
一昔前であればこれだけで奥様の不安を少しでも軽くすることができました。
ところが、その後保険法が改正され、遺言によって受取人の変更ができるようになったのです。
これによって保険会社との契約上の受取人と遺言による新たな受取人の二人が存在する場合がでてきてしまったのです。
例外はありますが、一般的に生命保険会社では、正式な婚姻関係にある配偶者がいる場合には、『愛人』または『内縁関係』にある人を受取人とする契約は結ばせてくれません。
いくつかのハードルはありますが、保険法の改正によってそれが可能となってしまったのです。
万一の時に自分と家族を守ってくれると信じていた保険が、遺言書によって他人に渡ってしまうことがあるということを覚えておいてください。
保険は互いを思いやる絆があってこそのパートナーからの『最期のプレゼント』ではないでしょうか。
万一のときの備えは大切ですが、それ以上に相手を気遣う気持ちを大切にしたいと思う今日この頃でした。