月: 2016年2月

公共交通手段を多く使う仕事の場合、交通費の精算というのは頭を悩ます作業の一つです。

一昔前までは、都度、経理に現金精算してもらっていたと思いますが、近年は立替経費として月に一度の精算という中小企業が増えてきました。

この立替経費の精算に使われる時間は、従業員一人当たり月平均１時間と言われています。移動ルートを確認し、交通費を調べ、Excelに入力し、領収書があれば貼り付け、それを経理に提出。毎月、経費精算の時期が憂鬱…、という方も多いはず。

また、交通費のみならず、諸経費も立替というケースも多く、「これは何の費用ですか？」、「申請の勘定科目が違いますので、修正してください」というやり取りが経理との間になされることになり、さらに憂鬱…。

「このような非生産的な作業はあり得ない！」

と文句を言ってみたところで、精算しないと自腹を切ることになるので、致し方ありません。
ところが、この非生産的な経費精算に、一筋の希望の光が見えてきました。

それは、スマートフォンやデジカメ等によるデジタル画像の保存です。

皆さまご存知のとおり、領収書などは原本保存が絶対原則であり、一部例外としてスキャナ等による画像保存が認められていました。しかし、画像保存は何かと要件が厳しく、現実的にはほとんど使われておりません。

この画像による保存要件につき、国がスマートフォン等によるデジタル画像の保存を認めました。具体的には、今年の9月30日以降に、国に利用の申請をすることにより可能となります。

もちろん、単にスマートフォンで画像を撮ったらOKという訳ではなく、タイムスタンプという日時の刻印をデータに施す必要があります。とはいえ、この制度が始まる現時点から、既に関連業者がタイムスタンプ機能の実装を検討しておりますので支障はないでしょう。

それでは、なぜデジタル画像の保存が認められるようになったら経費精算の効率化につながるのか？

要約すると下記のとおり。

• クラウドの経費精算アプリケーション（以下、「経費アプリ」）が急速に増えてきている
• 経費アプリでは、スマートフォンで撮影した領収書等の画像が自動的にアップロードされ、保存される
    → 原本はその場で破棄ができる
• 経費アプリに、Suica等の交通系ICデータを連携させることができる
    → 交通費の確認、入力等の作業が自動化される
• 経費アプリに、従業員が立替えた個人クレジットカードデータ等も連携させることができる
    → 交通費のみならず全ての経費がデータで連携できる

つまり、経費アプリの利用を前提にすると、Suicaやクレジットカード等は日付・金額・取引先が全てデータで取得でき、現金払いは領収書画像データをアップロードすることにより、OCRで金額や取引先を予測してくれる（まだ精度に問題がありますが）ことになります。

そして、原本は破棄できるため、紙での出力は必要なく、経費アプリ内で立替経費か個人利用分かの取捨選択をするたけで、申請データが経理担当まで届き、振り込まれるという流れが完成します。

もちろん、立替経費の申請から受け取りまでの間には「承認」というフローが存在し、それも経費アプリ内で行えます。この承認も場所と時間を選ばず行えます。

以前からクラウド会計についてはお伝えしてきました。クラウド会計自体は急速にシェアを伸ばしているものの、会計のみのクラウド化というのは少しハードルが高く、爆発的に増えているという状況ではありません。

特に、中小企業でも数十人規模くらいになってくると、会計だけクラウドにすれば良いという問題ではありません。そこで、以前からクラウド会計の起爆剤としては、全社的に影響のあるアプリケーションが必須という認識でおりました。

そのような最中、今回のデジタル画像での領収書等保存要件の緩和と、経費アプリの急速な台頭です。

経費アプリ自体は数年前からよく見かけるようになってきましたが、交通費の自動算出が主で、他の経費などは領収書の原本保存が義務付けられていたことから、中小企業レベルでは普及は遅れておりました。

ここまでお伝えする以上、経費アプリの提供会社がクラウド会計との連携を重視している、つまり仕訳として連携するというのは当然です。

経理の効率化を進める場合、経理業務を経理の下に集約するのではなく、全従業員にシェアすることが考えられます。例えば、全ての事務を経理にお願いすると経理が3人必要になる。しかし、全従業員に経費精算などの業務をシェアすることにより、経理が2人で済むことになる。これにより経理の人件費カットにつながる。

しかし、各従業員は、毎月経費精算に1時間掛かる…。

「一月、たった1時間でしょ？」

と思われる方も多いかもしれませんが、この1時間が意外とストレスなのです。従業員30人いれば、経費精算に月30時間費やされています。経理だって紙ベースの経費精算書が正しいかどうかの確認が必要になります（おかしなものがないか、金額が正しいか、内容が明確か等）。経理での確認と精算に5時間必要として、合計35時間。

これを経費アプリ導入により、月10時間以内に短縮出来たらどうでしょう？

現状、経費アプリを提供している会社の利用料を調べると、中小企業が利用するサービスでは、月額300円～500円が相場のようです。

仮に社員の時給が1,500円換算とすると、十分に元が取れるはず。

「立替経費は給与と一緒に振り込んでいるのだから、経費アプリが給与計算ソフトとも連携すれば楽になるなー」

というところまで想像できた方は、ご想像どおりです。

【経費精算⇔勤怠⇔給与⇔会計】までつながった場合の業務の効率化は、人数が増えれば増えるほど、破壊的レベルです。

ちなみに、当社は経費精算システムをスタッフが自社開発しました。クレジットカード等のCSVデータも読込みが可能なレベルで、会計ソフトへの連携も実装しています。勤怠データも給与計算ソフトと連携させています。当然、給与計算は会計と自動連携。

しかし、画像保存まで考えた場合、このまま自社システムで運営するより、外部の経費精算アプリケーションを利用した方が良いかなと考え始めています。つまり、当社も、今まで内製化などで効率化していたシステムを崩す時期が来たように思います。

軽く、掛かるコストが明確で、常に連携していて「視える化」されている方が、経営上の判断を行いやすいのは間違いありません。内製化の維持コストは規模のメリットを活かしてこそ意味がありますので。

「社員が30人増えたから、経理を一人増やすか…」

という判断よりも、

「一人雇うと、月2,000円のアプリケーション費用が発生するのか…」
（内訳は下記）

という判断の方が、根拠が明確なのは間違いありません。

もちろん、Suica等を使わないエリアの企業は経費アプリが十分に機能しないでしょうし、どのような企業でも当てはまる訳ではありません。とはいえ、効率化できるところは効率化し、戦力を補うという意味では、色々試していく必要があるのではないでしょうか？

経済の先行きは怪しいけれど、目の前に納税が迫っていれば、節税したくなるのが経営者…。

聞けば、やはり保険契約は盛況の模様…。
時代が変わっても、税制が変わっても、「節税といえば生命保険！」というのは変わらないようです。

そして、契約数が急増するであろう３月決算が近付いてまいりました。

納税した方が財務状態が良くなると分かっていても止められない、止まらない。
では、この節税という魔力から解き放たれる方法を教えてくれ！

と言われれば、「一つあります」とお答えします。

返済はいかがでしょうか？

例えば保険で節税しようという場合、資金の流出が伴います。
だから納税も少なくなる。

納税は少なくなるけれど、お金も少なくなる。
逆を言えば、お金があるから節税したくなる。
このような関係性は否定できません。

節税するためのお金がなければ、結局は節税を諦めざるを得ない…と考えるのは私だけではないはずです。

それでは、節税以外でお金を使ってしまえばいい。
例えばそれは、繰り上げ返済です。

「住宅ローンを繰り上げ返済すると、総返済額が減少する」

これは皆さまもよくお耳にされることと思います。

節税に使おうとしているお金の裏付けは何？と考えると、意外と借入金でまかなっている中小企業が多いのが実際のところ…。

例えば、現預金１億円、借入金１億円の企業があったとします。
単純なお話しをすれば、その企業が持っている現預金の裏付けは借入金です。

もちろん、「借入は設備投資に充てているので、現預金は内部留保で貯めたお金だ！」と言い切ることはできますが、設備投資は過去の話、現預金と借入金は現在の話という側面を捉えれば、やはり現在の現預金の裏付けは借入金と結論付けてもおかしくはありません。

つまり、理屈を抜きにすれば、借入金で節税している企業が多く、節税のために利息を支払っていることにつながります。

そうであるならば、節税のためにお金を支払うのではなく、返済のためにお金を支払った方がお得ではありませんか？

「まあ、そうだよな…」

いま、ここで冷静に考えれば、納得される方も多いでしょう。
しかし、納税が迫れば冷静ではいられなくなります。

では、さらに冷静になるために、シミュレーションしてみましょう。

皆さまの会社の利益が、１,０００万円と予測されたとします。

そこで、保険会社や税理士が提案します。

上記の会話は、意外と多いパターンではないかと考えます。

もちろん、当メールマガジンの読者の皆さまは、節税額７５０万円というのが単なる先送りで、解約したときにまとめて課税されるということはお気付きのはず。すなわち、単純に考えれば差し引きゼロ。

実質的には、２５０万円（総額５,０００万円の保険料から解約返戻金４,７５０万円を差し引いた金額）が掛捨ての保険料となっています（純粋な保険機能はありますので、無駄金ということではありません）。

ただし…、この仕組みが分かっている方でも、色々な理由を付けて、契約してしまう事が多いのです。これが節税という名の魔力。

それでは、この総額５,０００万円の保険料を返済資金に回していたらどうでしょうか？

話を単純化するために、５,０００万円を借りて、１０年間で返済すると仮定します。
金利は信用保証料込みで１．５％。

この場合の１０年間の利息総額は約３８０万円です。

解約しても戻ってこない保険料２５０万円と、借入による利息３８０万円。
１０年間で合計６３０万円。

つまり、節税という名の魔力につかまると、１０年間で６３０万円のコストが掛かっている場合もあり得るということです（実際、多くの企業がこのような状態に陥っています）。

もちろん、新たに借金して節税なんかしないという方がほとんどかと思われます。しかし、支払う予定の保険料と同額以上の借入金が既にあれば同じこと。

節税する代わりに、今ある借入金を優先的に返済していく、つまり、当初の借入の返済ペースではなく、繰り上げて返済するというお考えをお持ちの経営者は、おそらく少ないはず。

住宅ローンではよく知られる繰り上げ返済ですが、中小企業の経営において、繰り上げ返済はあまり行われていません。

繰り上げ返済というものは、不確実性が高い運用よりも、確実にコストカットが可能です。

一昔前までは税務署憎し、税金憎しという方が多かったのは事実ですが、最近は銀行憎し、返済憎しという方が多いような気がします。

ということで、税金を減らすことよりも、借入金と利息を減らすことを考えてみませんか？

納税すると内部留保がたまります。利息を減らすと、さらに内部留保がたまります。
借入金が減ると、自己資本比率が高まります。

節税よりも、繰り上げ返済の方がROAが高まります！

この構造に気付くと、少しは節税の魔力から解き放たれるのではないでしょうか？